Politique de confidentialité et de gestion des données personnelles

Présentation

Lorsque vous utilisez les services d’Occurrence, vous nous faites confiance pour la collecte, le traitement et la conservation de vos informations. La confidentialité et le respect des personnes font partie intégrante de notre culture d’entreprise. Nous garantissons à chaque instant la confidentialité des informations de nos contacts et vous permettons l’accès, la modification ou la suppression de vos données à caractère personnel.
Les règles de confidentialité qui suivent visent à vous indiquer quelles informations nous collectons et pour quelle finalité.

A retenir : en aucun cas, Occurrence ne donne accès à des tiers aux informations personnelles que vous nous confiez, pour une utilisation commerciale de vos informations. Ces informations ne serviront donc qu’à améliorer les services proposés par Occurrence.

Les informations collectées par Occurrence

Les informations que nous collectons servent à répondre aux besoins de nos contacts et établir une relation commerciale… Il peut s’agir de vos informations de base comme votre nom, prénom, votre email et votre société. Les données collectées sont stockées sur des serveurs sécurisés et bénéficient des toutes dernières technologies pour protéger leur intégrité.

Dans le cadre de nos missions, nous sommes également amenés à récolter des données, à travers notamment vos réponses à nos enquêtes. Le type de données peut donc varier mais la plupart du temps, nos enquêtes portent sur les habitudes, comportements et usages en matière de communication.

Collecte des informations

Nous collectons des informations à plusieurs moments :

  • Lors de votre navigation sur notre site web http(s)://occurrence.online/ :
    • Pour des statistiques de navigation via notamment Google Analytics et Piwik. Ces données sont uniquement anlysées de manière compilées et conformément aux conditions d’utilisation de Google Analytics et Piwik.
    • Via un formulaire sécurisé pour l’inscription à notre newsletter.
    • Les mentions légales sont disponibles sur notre site web : https://occurrence.online/mentions-legales/
  • Lors de la mise en contact commerciale. A ce moment les informations de contact sont renseignées dans notre CRM puis mise à jour lors des échanges ultérieurs.
  • Lors de la réalisation d’une prestation : les informations de contact sont mises à jour afin de permettre une bonne réalisation de la mission. Exceptionnellement, nous pouvons être amenés à récolter des contacts pour réaliser des interviews mais dans la plupart de nos missions, nous agissons en tant que sous-traitant (le responsable de traitements est notre client).
  • Après la fin de la prestation : une enquête de satisfaction est envoyée. Cette enquête n’est pas obligatoire mais elle nous aide à améliorer la qualité de nos services.

Automatisation et utilisation des données

Notre système d’information a pour but de garantir la sécurité de vos données ainsi que notre infrastructure. La gestion de ces informations passe par l’utilisation du CRM Microsoft Dynamics et de la plateforme Mailchimp pour l’envoi d’emails. Concernant l’automatisation du traitement des données, certaines informations que vous nous confiez peuvent potentiellement être transférées hors de l’Union européenne (aux États-Unis ou E-U) et sont règlementées par les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne modèle 2001. Ces informations sont confiées aux entreprises Microsoft et Mailchimp qui garantissent une sécurité maximale des données.

Pour Microsoft : https://www.microsoft.com/fr-fr/trustcenter/privacy

Pour Mailchimp : https://mailchimp.com/legal/privacy/

En aucun cas, Microsoft ou Mailchimp n’utilisent vos données à des fins commerciales ou ne les transfèrent à un tiers (en accord avec la Section 11.1 des Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne modèle 2001). Dans le cadre du RGPD, Microsoft comme la législation européenne l’oblige, s’est mis en conformité par rapport aux éléments présents dans ce nouveau règlement.

Vous décidez des informations que nous collectons et la façon dont nous les utilisons

Le Règlement général sur la protection des données vous offre la possibilité de consulter vos données personnelles présentes dans nos bases de données, de les faire rectifier, de demander l’arrêt de leur traitement ou de les supprimer.
Vous pouvez exercer vos droits par simple demande à l’adresse conformite@occurrence.online. Après vérification de vos informations et identité, votre demande sera traitée.

N.B : En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Conservation des données et législation

Cadre de la loi

Étant localisé en France, Occurrence se doit d’être conforme à la législation en vigueur qui peut imposer, dans certains cas, une conservation des données pour répondre aux besoins du législateur. Cette conservation imposée par la loi est limitée dans le temps et en aucun cas Occurrence ne pourra conserver vos données plus longtemps que le cadre imposé par la loi. Pour des raisons de comptabilité, de sécurité ou de gestion, certaines de vos données peuvent être conservées sans que nous ayons besoin de recevoir votre consentement. Enfin, les informations nominatives vous concernant ne pourront être divulguées qu’aux autorités judiciaires compétentes dans le cas de procédures exceptionnelles.

Conservation et suppression

Voici la durée de conservation et date à partir de laquelle nous supprimons vos données personnelles :

  • Coordonnées personnelles pour prospection : 24 mois – prospects qui sont entrés en contact avec Occurrence pour obtenir des informations commerciales. Ces informations nous permettent d’informer sur notre actualité (newsletter) et de cibler les contacts lors d’événements commerciaux (petit-déjeuner, flash actu, …).
  • Coordonnées des clients d’Occurrence : 36 mois – ces informations nous permettent d’assurer un suivi de nos services. Ces informations nous permettent également d’informer sur notre actualité (newsletter) et de cibler les contacts lors d’événements commerciaux (petit-déjeuner, flash actu, …).
  • Historique des enquêtes de satisfaction : 36 mois – ces enquêtes nous permettent d’améliorer la qualité de nos services.
  • Coordonnées personnelles pour partenariat et reste de l’écosystème : 36 mois – ces informations nous permettent d’informer nos partenaires de l’actualité d’Occurrence
  • Coordonnées transmises par nos clients dans le cadre de la réalisation de nos prestations : nous agissons la plupart du temps en tant que sous-traitant (le responsable de traitement est notre client).
    • Les informations de contacts sont détruites dans les 3 mois suivant la fin de la prestation.
    • Sauf mention contraire, les informations d’identification ne sont pas conservées afin de garantir la confidentialité et l’anonymat des réponses.

A noter : la date part de la date de la dernière activité connue. Toute activité (demande commerciale, …) relancera la durée de conservation.

Nous sommes engagés auprès de :